n8n vs Make vs Zapier: Der ehrliche Automatisierungstool-Vergleich 2026 für KMU

Freitagabend, die Werkstatt ist zu, und im Postfach warten noch zwölf Anfragen, die jemand ins CRM tippen muss. Spätestens dann fällt die Suche nach Automatisierung fast immer auf dieselben drei Namen: n8n vs Make vs Zapier. Alle drei verbinden Apps miteinander und haben inzwischen KI-Agenten an Bord. Trotzdem passen sie zu sehr unterschiedlichen Betrieben. Die Oberfläche ist dabei Nebensache. Wichtiger ist, wie abgerechnet wird, wo deine Daten liegen und wer sich kümmert, wenn etwas hakt. Genau das gehen wir hier durch, Stand August 2026, damit du am Ende weißt, welches Werkzeug zu deinem Betrieb passt.

Kurz gesagt: Zapier ist am einfachsten und hat die meisten fertigen Anbindungen, rechnet aber jede Aktion als Task ab und speichert Daten in den USA. Make ist günstig, sehr visuell und bietet eine EU-Datenzone, zählt aber jeden Modulschritt als Credit. n8n rechnet pro kompletter Workflow-Ausführung ab, läuft in der Cloud auf EU-Servern oder ohne Lizenzgebühr auf dem eigenen Server, verlangt dafür aber mehr technisches Verständnis. Für Solo-Selbständige ist Zapier oder Make meist der schnellste Einstieg, für Betriebe mit vielen Abläufen und eigener IT-Kompetenz rechnet sich n8n am deutlichsten.

Was ist ein Automatisierungstool überhaupt?

Ein Automatisierungstool ist eine Software, die wiederkehrende Abläufe zwischen verschiedenen Programmen selbstständig erledigt. Das Prinzip ist bei allen drei Anbietern gleich: Ein Auslöser (Trigger) startet den Ablauf, zum Beispiel eine neue Anfrage über das Kontaktformular. Danach folgen Aktionen: Kontakt im CRM anlegen, Angebotsvorlage erzeugen, Rückmeldung per E-Mail senden.

Bei Zapier heißt so ein Ablauf „Zap", bei Make „Szenario", bei n8n „Workflow". Gemeint ist jedes Mal dasselbe. Unterschiede gibt es bei der Darstellung: Zapier zeigt die Schritte als Liste untereinander, Make und n8n als Knoten auf einer Arbeitsfläche, die du mit Linien verbindest. Sobald Verzweigungen und Fehlerpfade dazukommen, ist die Arbeitsfläche klar im Vorteil.

Wer schon mit Zapier arbeitet und über einen Wechsel nachdenkt, findet ergänzend unseren Beitrag über Zapier-Alternativen für WordPress-Profis.

Wie rechnen Zapier, Make und n8n ab?

Hier greifen die meisten Vergleiche zu kurz. Die drei Anbieter zählen völlig unterschiedliche Dinge, deshalb sagen die Monatspreise allein wenig aus. Alle Preise unten sind Einstiegspreise ohne Steuern, Stand Sommer 2026. Die Anbieter passen ihre Tarife regelmäßig an.

Zapier: Abrechnung pro Task

Zapier rechnet in Tasks ab. Laut Zapier-Preisseite wird ein Task verbraucht, wenn ein Zap erfolgreich eine Aktion ausführt. Trigger zählen nicht, das regelmäßige Prüfen auf neue Daten ebenfalls nicht. Auch Hilfsschritte wie Filter, Formatter und Paths verbrauchen keine Tasks, fehlgeschlagene Aktionen werden nicht berechnet.

Der kostenlose Tarif enthält 100 Tasks pro Monat und erlaubt nur zweistufige Zaps, also einen Trigger und eine Aktion. Professional beginnt bei 19,99 US-Dollar im Monat, Team bei 69 US-Dollar, jeweils für die kleinste Task-Stufe. Für die Kalkulation wichtig: Je nach KI-Modell oder Code-Laufzeit kann eine einzelne Aktion mehrere Tasks kosten, und jeder Aufruf über Zapier MCP schlägt mit zwei Tasks zu Buche.

Make: Abrechnung pro Credit

Make hat die frühere Einheit „Operationen" am 27. August 2025 durch Credits ersetzt, im Verhältnis 1:1. Die meisten Module verbrauchen einen Credit, KI-Module mit Makes eigenem KI-Anbieter dagegen je nach verbrauchten Tokens mehr. Router und Fehler-Handler kosten nichts (Make-Preisseite).

Was bei der Planung gern untergeht: Ein abfragender Trigger (Polling) kostet bei Make bei jeder Prüfung einen Credit, auch wenn gar nichts Neues da ist. Ein Szenario, das alle fünf Minuten nach neuen E-Mails schaut, verbraucht also auch an ruhigen Tagen Credits. Wo die App es anbietet, spart ein Sofort-Trigger per Webhook diese Leerläufe.

Der Gratis-Tarif enthält 1.000 Credits im Monat. Der Core-Tarif kostete im Sommer 2026 bei jährlicher Zahlung rund 9 US-Dollar im Monat für 10.000 Credits. Beim Einstiegspreis ist Make damit am günstigsten.

n8n: Abrechnung pro Workflow-Ausführung

n8n zählt Ausführungen. Laut n8n-Preisseite ist eine Ausführung ein kompletter Durchlauf eines Workflows, egal wie viele Schritte er hat. Ein Workflow mit zwei Knoten kostet also genauso viel wie einer mit zwanzig.

In der Cloud startet n8n mit dem Starter-Tarif für 20 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung, mit 2.500 Ausführungen. Der Pro-Tarif liegt bei 50 Euro im Monat mit 10.000 Ausführungen. Einen dauerhaft kostenlosen Cloud-Tarif gibt es nicht, nur eine Testphase. Dafür gibt es die Community Edition, die du selbst auf einem eigenen Server betreibst. Für sie fallen keine Lizenzgebühren an, wohl aber Kosten für Server, Updates und Pflege.

Rechenbeispiel: 5.000 Durchläufe im Monat

Nehmen wir einen typischen Ablauf aus einem kleinen Onlineshop: Eine neue Bestellung kommt rein (Trigger), danach folgen vier Aktionen. Kunde im CRM anlegen, Rechnung erzeugen, Versandetikett anfordern, Info an das Lager-Postfach. Dieser Ablauf läuft 5.000 Mal im Monat, jede Bestellung wird einzeln verarbeitet.

Werkzeug	Was wird gezählt?	Verbrauch pro Monat	Passender Tarif
Zapier	4 Aktionen je Durchlauf, Trigger gratis	20.000 Tasks	Professional oder Team in einer hohen Task-Stufe
Make	Trigger + 4 Module je Durchlauf	mindestens 25.000 Credits	bezahlter Tarif mit aufgestockten Credits
n8n Cloud	1 Ausführung je Durchlauf	5.000 Ausführungen	Pro (10.000 Ausführungen)
n8n selbst gehostet	keine Zählung	unbegrenzt	keine Lizenzkosten, aber Server und Pflege

Konkrete Preise für 20.000 Zapier-Tasks oder 25.000 Make-Credits nennen wir bewusst nicht, weil beide Anbieter ihre Stufen häufig ändern. Prüfe das direkt im Preisrechner der Hersteller. Die Tendenz ist trotzdem eindeutig: Bei Zapier und Make wächst der Verbrauch mit jedem zusätzlichen Schritt, bei n8n nicht.

Bei ein paar hundert einfachen Abläufen im Monat ist der Unterschied dagegen gering. Dann zählen andere Dinge mehr, allen voran die Frage, ob das Tool deine Programme überhaupt kennt.

Wie viele Integrationen haben die drei Tools?

Bei der Anzahl fertiger Anbindungen liegt Zapier vorn. Laut Preisseite verbindet es mehr als 8.000 Apps. Make sprach beim Start seiner KI-Agenten im April 2025 von über 2.000 Apps und mehr als 30.000 Aktionen. Die Integrationsübersicht von n8n listet deutlich über tausend Einträge.

Nur hilft dir die größte Zahl wenig, wenn deine Programme fehlen. Gerade deutsche Nischenlösungen für Buchhaltung oder Branchensoftware fehlen oft überall. Dann hilft der HTTP-Baustein, den alle drei Tools haben. Damit sprichst du jede Software an, die eine dokumentierte Schnittstelle (API) hat. In Make und n8n ist das Alltag, in Zapier etwas umständlicher.

Schreib vor der Entscheidung die fünf wichtigsten Programme deines Betriebs auf und prüfe sie bei allen drei Anbietern.

KI-Funktionen 2026: Agenten in allen drei Tools

Alle drei Anbieter haben 2025 kräftig in KI investiert. Ein KI-Agent ist ein Baustein, der ein Ziel in normaler Sprache bekommt, selbst entscheidet, welche Werkzeuge er nutzt, und dann handelt.

• Zapier Agents starteten im Januar 2025 als Beta. Du beauftragst sie per Chat wie ein digitales Teammitglied, und sie greifen auf die gesamte App-Bibliothek zu. Abgerechnet wird über ein eigenes Kontingent an „Aktivitäten", getrennt von den Tasks.
• Make AI Agents gibt es seit dem 14. April 2025. Sie sind direkt in Szenarien eingebettet.
• n8n hat einen eigenen AI-Agent-Knoten, zahlreiche KI-Bausteine und unterstützt das Model Context Protocol, mit dem KI-Modelle auf deine Firmensysteme zugreifen, schon im Starter-Tarif. Mit Version 2.0, erschienen im Dezember 2025, hat n8n vor allem an Sicherheit und Stabilität gearbeitet: Code-Knoten laufen standardmäßig isoliert, und Workflows werden bewusst „veröffentlicht" statt nur aktiviert.

Im Alltag merkst du den Unterschied vor allem hier. Bei n8n kannst du Sprachmodelle mit eigenem API-Schlüssel anbinden, auch lokal betriebene Modelle auf eigener Hardware. Für Arztpraxen oder Steuerbüros ist das ein echtes Argument.

Ehrlich gesagt braucht es in vielen KMU-Projekten gar keinen autonomen Agenten. Ein klar definierter Ablauf mit einem einzigen KI-Schritt, etwa „E-Mail zusammenfassen und Kategorie vergeben", ist günstiger, verlässlicher und leichter zu prüfen.

Datenschutz und DSGVO: Wo liegen die Daten?

Preis und Funktionen sind das eine. Für viele deutsche Betriebe fällt die Entscheidung aber hier.

Zapier speichert Daten laut eigener Datenschutz-FAQ auf AWS-Servern in den USA. Eine reine EU-Speicherung bietet Zapier nicht an. Rechtlich abgesichert wird das über einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln und die Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework. Das ist zulässig, du musst es aber in deinem Verarbeitungsverzeichnis und deiner Datenschutzerklärung sauber abbilden.

Make bietet Datenzonen in der EU und in den USA, die du für deine Organisation festlegst. Make weist aber selbst darauf hin, dass die EU-Zone nicht automatisch bedeutet, dass jede Anfrage in der EU verarbeitet wird (Make-Hilfe zu Datenzonen). Einige KI-Funktionen und Modelle laufen über Server in den USA. Wer KI-Module nutzt, sollte also genau hinschauen, welches Modell er auswählt.

n8n Cloud speichert die Daten laut Preisseite in der EU, auf Servern in Frankfurt. Selbst gehostet ist n8n die konsequenteste Variante: Die Daten liegen dort, wo du deinen Server betreibst, zum Beispiel bei einem deutschen Hoster. Bindest du allerdings ein KI-Modell aus den USA an, verlassen die Daten in diesem Schritt trotzdem die EU.

Grundsätzliche Fragen zum datenschutzkonformen KI-Einsatz klären wir auch in unserer Digitalisierungsberatung.

Ist n8n Open Source? Die Lizenzfrage

Nicht im klassischen Sinn. n8n steht unter der Sustainable Use License, und das Unternehmen schreibt in seiner Lizenz-Dokumentation selbst: „we do not call ourselves open source". Stattdessen spricht n8n von „fair-code": Der Quellcode ist offen, die kommerzielle Nutzung aber eingeschränkt.

Was das für dich bedeutet:

• Erlaubt: n8n für die eigenen internen Geschäftsprozesse nutzen und anpassen, privat oder nicht kommerziell nutzen. Ebenfalls erlaubt: als Dienstleister gegen Bezahlung Workflows für Kunden bauen oder Support anbieten.
• Nicht erlaubt ohne gesonderten Vertrag: n8n als eigenes Produkt anbieten, in dem Kunden ihre Konten verbinden und selbst Workflows bauen. Auch der Verkauf oder die kostenpflichtige Weitergabe der Software ist ausgeschlossen.

Für Handwerksbetrieb, Steuerbüro oder Onlineshop ist die Lizenz also kein Problem, relevant wird sie nur für Softwarefirmen mit eigenem SaaS-Angebot.

Lernkurve: Wie schnell kommst du rein?

Zapier ist am einsteigerfreundlichsten. Die Schritte sind linear, und für fast jede gängige App gibt es fertige Vorlagen. Ein erster Zap steht oft in einer Viertelstunde.

Make braucht etwas mehr Einarbeitung. Die visuelle Arbeitsfläche ist intuitiv, aber Konzepte wie Bundles, Iteratoren und Aggregatoren muss man einmal verstanden haben. Danach ist Make sehr mächtig, gerade bei Abläufen mit Verzweigungen.

n8n hat die steilste Lernkurve. Die Oberfläche ähnelt Make, setzt aber mehr technisches Grundverständnis voraus: JSON-Daten, Ausdrücke, gelegentlich ein Stück JavaScript oder Python im Code-Knoten. Dafür gibt es kaum etwas, das du mit n8n nicht bauen kannst. Wie das konkret aussieht, zeigt unser Schritt-für-Schritt-Guide zu n8n und WordPress.

Fehlerbehandlung und Wartung im Alltag

Ob eine Automatisierung taugt, zeigt sich an dem Tag, an dem eine Schnittstelle ausfällt oder jemand ein Passwort ändert. Und dieser Tag kommt.

Zapier benachrichtigt dich, wenn ein Zap fehlschlägt, und du kannst Läufe erneut anstoßen. Komplexe Fehlerpfade sind nur begrenzt abbildbar.

Make bietet eigene Fehler-Handler, die direkt an Module gehängt werden und keine Credits verbrauchen. Unvollständige Ausführungen lassen sich speichern und später fortsetzen.

n8n erlaubt eigene Fehler-Workflows, die bei Problemen automatisch starten und dir zum Beispiel eine Nachricht schicken. In der Cloud kümmert sich n8n um Server und Updates. Beim Selbsthosten liegt die gesamte Wartung bei dir. Wie ernst das ist, zeigte der Wechsel auf Version 2.0: Er brachte mehrere inkompatible Änderungen, unter anderem fiel die Unterstützung für MySQL und MariaDB als Datenbank weg. Solche Umstellungen musst du planen, sonst steht im ungünstigsten Fall die Rechnungsstellung still.

n8n vs Make vs Zapier: alles auf einen Blick

Kriterium	Zapier	Make	n8n
Abrechnungseinheit	Task (je erfolgreiche Aktion)	Credit (je Modulschritt, KI nach Tokens)	Ausführung (je kompletter Workflow)
Gratis-Einstieg	100 Tasks/Monat, nur 2-Schritt-Zaps	1.000 Credits/Monat	Community Edition selbst gehostet, keine Gratis-Cloud
Bezahlt ab	19,99 $/Monat (Professional)	ca. 9 $/Monat bei jährlicher Zahlung (Core)	20 €/Monat bei jährlicher Zahlung (Starter)
Integrationen	über 8.000 Apps	über 2.000 Apps	über 1.000 Einträge
KI-Agenten	Zapier Agents, eigenes Kontingent	Make AI Agents	AI-Agent-Knoten, MCP, eigene Modelle
Datenstandort	USA, keine EU-Option	EU- oder US-Datenzone wählbar	Cloud in Frankfurt oder eigener Server
Selbst hosten	nein	nein	ja
Lizenz	proprietär	proprietär	Sustainable Use License (fair-code)
Lernkurve	flach	mittel	steil
Fehlerbehandlung	Benachrichtigung, Wiederholung	Fehler-Handler, unvollständige Läufe	Fehler-Workflows, volle Kontrolle
Wartungsaufwand	sehr gering	gering	gering (Cloud) bis hoch (selbst gehostet)

Preise ohne Steuern für die jeweils kleinste Stufe, Stand Sommer 2026. Preise ändern sich, prüfe sie vor der Entscheidung beim Anbieter.

Wo jedes der drei Tools schwächelt

Zapier: Bei vielen Schritten und hohem Volumen wird es schnell teuer. Die Datenspeicherung in den USA schließt Zapier für manche Branchen aus. Und Schleifen sind umständlich.

Make: Der Credit-Verbrauch ist schwerer vorherzusagen, als es auf den ersten Blick wirkt, weil auch leere Trigger-Prüfungen und jedes verarbeitete Datenpaket zählen. KI-Module können unerwartet viele Credits verbrauchen.

n8n: Ohne technisches Verständnis stößt du schneller an Grenzen, beim Selbsthosten trägst du die volle Verantwortung für die Sicherheit. Die Cloud-Tarife begrenzen, wie viele Ausführungen gleichzeitig laufen dürfen.

Welches Tool passt zu welchem Unternehmen?

Solo-Selbständige und Freiberufler

Du willst Kontaktanfragen ins CRM übertragen oder Rechnungen ablegen, ohne dich in Technik einzuarbeiten. Dann ist Zapier der schnellste Weg, solange du wenige Abläufe hast und keine besonders sensiblen Daten verarbeitest. Wer aufs Budget achtet oder Wert auf EU-Datenhaltung legt, fährt mit Make gut. Die Einarbeitung dauert etwas länger, der Preis ist deutlich niedriger.

Handwerksbetrieb

Anfragen von der Website sortieren, Terminbestätigungen verschicken, nach Auftragsabschluss um eine Bewertung bitten: Hier empfehlen wir meist Make. Es ist bezahlbar, die EU-Datenzone passt zu Kundendaten, und die Oberfläche lässt sich auch ohne Programmierkenntnisse pflegen.

Onlineshop

Viele Bestellungen, viele Schritte pro Bestellung: Hier schlägt das Abrechnungsmodell voll durch. Ab einigen tausend Bestellungen im Monat rechnet sich n8n Cloud oft schon, weil jede Bestellung nur eine Ausführung kostet, egal wie lang der Ablauf ist. Für kleinere Shops bleibt Make eine gute Wahl. Zapier lohnt sich im Shop-Umfeld meist nur bei sehr geringem Volumen.

Agentur oder Betrieb mit IT-Kompetenz

Wenn jemand im Team Server betreuen kann, ist selbst gehostetes n8n kaum zu schlagen: keine Kosten pro Ausführung, volle Datenkontrolle, eigene KI-Modelle. Workflows für Kunden zu bauen, erlaubt die Lizenz ausdrücklich. Plane aber realistisch Zeit für Wartung ein.

Unternehmenstyp	Unsere Empfehlung	Hauptgrund
Solo-Selbständige	Zapier oder Make	schnell startklar, wenig Technik
Handwerksbetrieb	Make	günstig, EU-Datenzone, gut pflegbar
Onlineshop	n8n Cloud oder Make	Abrechnung pro Ausführung bei hohem Volumen
Agentur mit IT-Kompetenz	n8n selbst gehostet	keine Ausführungskosten, volle Kontrolle

n8n selbst hosten: Lohnt sich das?

„Ohne Lizenzgebühr" heißt nicht gratis. Du brauchst einen Server, eine Domain mit SSL-Zertifikat, eine Datenbank (empfohlen ist PostgreSQL), regelmäßige Backups und jemanden, der Updates einspielt und Sicherheitsmeldungen verfolgt. Die alte 1.x-Reihe bekam nach dem Erscheinen von Version 2.0 nur noch für eine Übergangszeit von rund drei Monaten Sicherheitsupdates.

Faustregel aus unserer Praxis: Selbsthosten lohnt sich, wenn du sehr viele Ausführungen hast, besonders sensible Daten verarbeitest oder ohnehin eigene Server betreibst. Für einen Betrieb ohne IT-Kenntnisse ist n8n Cloud meist der bessere Kompromiss.

Fazit: Welches Tool zu deiner Ausgangslage passt

Einen Gesamtsieger im Vergleich n8n vs Make vs Zapier gibt es nicht. Wer schnell starten will und viele fertige Anbindungen braucht, ist bei Zapier gut aufgehoben. Make spielt seine Stärke bei kleinen und mittleren Volumen aus, wo der Preis zählt. Und n8n lohnt sich, sobald Kostenkontrolle und Datenhoheit wichtiger werden als ein bequemer Einstieg.

Unser Rat ist in fast jedem Gespräch derselbe. Fang mit einem einzigen, klar messbaren Ablauf an, etwa der Bearbeitung von Kontaktanfragen. Welche Abläufe sich dafür am besten eignen, haben wir in unserem Beitrag zu den Prozessen, die KMU zuerst automatisieren sollten zusammengestellt. Bau den ersten Ablauf in dem Tool, das zu dir passt, und miss nach vier Wochen, wie viel Zeit er spart. Diese Zahl sagt dir mehr als jeder Vergleich.

Wenn du Unterstützung bei der Auswahl oder beim Aufbau brauchst, helfen wir dir im Rahmen unserer Digitalisierungsberatung. Je nach Vorhaben kann eine Förderung von bis zu 80 % über das BAFA möglich sein. Schreib uns über die Kontaktseite, am besten gleich mit dem Ablauf, der dich gerade am meisten Zeit kostet.

Häufige Fragen (FAQ)

Was ist der wichtigste Unterschied zwischen n8n, Make und Zapier?

Der wichtigste Unterschied ist das Abrechnungsmodell. Zapier zählt jede erfolgreiche Aktion als Task, Make jeden Modulschritt als Credit, n8n jeden kompletten Workflow-Durchlauf als eine Ausführung. Bei langen Abläufen mit vielen Schritten ist n8n deshalb meist deutlich günstiger.

Welche Zapier-Alternative ist DSGVO-freundlicher?

Zapier speichert Daten in den USA und bietet keine reine EU-Speicherung an. Make bietet eine wählbare EU-Datenzone, wobei einige KI-Funktionen trotzdem in den USA verarbeitet werden. n8n speichert Cloud-Daten in Frankfurt und lässt sich komplett auf einem eigenen Server in Deutschland betreiben.

Ist n8n kostenlos und Open Source?

Die selbst gehostete Community Edition kostet keine Lizenzgebühr, aber Server und Wartung. Open Source im klassischen Sinn ist n8n nicht: Es steht unter der Sustainable Use License, die interne Nutzung und Dienstleistungen erlaubt, ein eigenes n8n-Produkt für Kunden aber nur mit gesondertem Vertrag.

Welches Automatisierungstool ist für Einsteiger am einfachsten?

Zapier hat die flachste Lernkurve, weil Abläufe als einfache Liste aufgebaut werden. Make braucht etwas mehr Einarbeitung, n8n setzt das meiste technische Grundverständnis voraus.

Haben alle drei Tools KI-Agenten?

Ja. Zapier bietet Zapier Agents mit eigenem Kontingent, Make hat seit April 2025 Make AI Agents, und n8n bringt einen eigenen AI-Agent-Knoten mit, der auch eigene oder lokal betriebene Sprachmodelle nutzen kann.

Ab wann lohnt es sich, n8n selbst zu hosten?

Selbsthosten lohnt sich vor allem bei sehr vielen Ausführungen, besonders sensiblen Daten oder vorhandener IT-Kompetenz im Team. Ohne jemanden, der Updates, Backups und Sicherheit übernimmt, ist n8n Cloud mit Servern in Frankfurt meist die bessere Wahl. Bei der Entscheidung hilft unsere Digitalisierungsberatung.